Lưu ý khi tạo Task

Task không phải là nơi ghi chú ý tưởng.
Task là một đầu việc cụ thể có hành động, có trách nhiệm và có thời hạn.

Mỗi task phải làm rõ:

• Đây là việc cá nhân hay việc nhóm

• Ai chịu trách nhiệm chính

• Ai là đầu mối liên hệ để lấy thông tin

• Mức độ quan trọng và khẩn cấp

• Nguồn dữ liệu liên quan

• Thời gian hoàn thành

• Cột mốc phải báo cáo (nếu có)

Đây là những yếu tố cần điền khi tạo Task --> mục đích là định hướng cho người được giao việc, đầu mối và nguồn dữ liệu.

1. Task Cá Nhân

Là đầu việc do một người chịu trách nhiệm toàn bộ.

Đặc điểm:

• Có một người thực hiện chính

• Người đó chịu trách nhiệm từ đầu đến cuối

• Có deadline rõ ràng

• Có mức độ ưu tiên

• Có đầu mối liên hệ nếu cần trao đổi

Không chia leader – member.
Không đùn đẩy trách nhiệm.

Một task cá nhân = một người chịu trách nhiệm 100%.

2. Task Nhóm

Là đầu việc có nhiều người tham gia thực hiện.

Bắt buộc phải có:

• Một leader chịu trách nhiệm cuối cùng

• Các thành viên tham gia

• Deadline chung

• Mức độ khẩn cấp và quan trọng

• Nguồn dữ liệu làm việc

• Người đầu mối liên hệ (nếu liên quan bên ngoài)

Leader chịu trách nhiệm kết quả.
Member chịu trách nhiệm phần việc được phân công.

Không có leader, không có thành viên thì không gọi là task nhóm.

3. Phân loại mức độ khẩn cấp

Chia 4 mức rõ ràng:

• Tối khẩn

• Quan trọng

• Cần nhanh

• Bình thường

Cho 4 màu, icon chỗ label để nhận diện nhanh: đỏ, cam, vàng, xám.

Mục đích: để lãnh đạo nhìn vào là biết thứ tự xử lý, tránh mọi việc đều “gấp”.

4. Phân biệt Note và Task

Note chỉ để ghi nhớ thông tin.
Task là để thực thi.

Note không cần deadline, không cần người chịu trách nhiệm.
Task bắt buộc phải có.

Không biến hệ thống quản trị thành nơi ghi chú lộn xộn.